Aplikasi e-Filling untuk Surat Menyurat

Aplikasi eFilling Sistem yang Terintergrasi antar Satuan Kerja

Yang dimaksud e-Filling Sistem Pengarsipan adalah Sistem Informasi Pencatatan Surat menyurat dan Pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan, baik untuk organisasi pemerintah maupun swasta. 

e-Filling membantu mengefektifkan tertatanya pengarsipan surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time.

Manfaat lain yang bisa diperoleh dengan adanya e-Filing ini adalah sebagai berikut :

1. Tertatanya database arsip yang efektif dan efisien
2. Menjadikan manajemen/SOP surat yang efektif dan efisien
3. Penghematan biaya duplikasi data (fotocopy)
4. Lebih Efektif dan efesien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan/aproval)
5. Mempercepat distribusi / respon pekerjaan surat atau dokumen
6. Kinerja pegawai atas surat menyurat lebih terpantau
7. Meningkatkan kebersihan kantor dari kertas yang berceceran (paperless)
8. Meningkatkan kinerja team dengan adanya respon yang cepat dan tracking yang jelas
9. Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli surat 

Tujuan sebenarnya dari Program e-Filling ini bertujuan untuk :

• Memastikan surat tepat sasaran
• Pengarsipan
• Fungsi koordinasi antar bagian atau Satuan Kerja
• Fungsi legalitas

Dari langkah-langkah diatas sudah terlihat adanya suatu SOP namun masing-masing langkah akan memakan waktu karena tidak otomatis dan tidak terintegrasi pada suatu sistem. Untuk itu diperlukan suatu tata cara, mekanisme mengarsip (filing) yang sistematis, efektif dan efisien.e-Filing merupakan solusi yang menawarkan sistem pengarsipan dengan memanfaatkan keunggulan Teknologi informasi.

Fitur Managemen surat menyurat ini adalah :

1. Nomor surat & kode masalah generato
2. Alarm pengguna bila surat belum dibaca/dibuka
3. Pengendalian surat masuk / Nota Dinas Masuk
4. Pengendalian surat keluar / Nota Dinas Keluar
5. Disposisi
6. Fasilitas pencarian surat bersarkan pengirim, perihal, nomor dan deskripsi
7. Alur surat (mengetahui, persetujuan) yang bisa dikonfigurasi

Dan Fitur managemen arsip lainnya adalah :

• Retensi arsip 
• Persetujuan atau pemusnahan arsip fisik
• Penyusutan arsipRelasi arsip fisik ke tempat penyimpanan atau kabinet
• Progres respon

Itulah sekilas tentang program e-filing surat menyurat dan peng-arsipan yang kita buat. Jika anda menggunakan program ini hubungi kami untuk info lebih lanjut. Semoga bermanfaat